Créer une culture du succès et de la trésorerie dans le Améliorations des processus

La culture d'une entreprise est souvent négligée par les dirigeants. Ou si on la considère en tout est pensé pour être de peu de conséquence. Après tout, tant que les clients sont heureux et des achats, les affaires sont grandes, non? Toutefois, la question même de notre succès sera et pour combien de temps réside dans notre culture d'entreprise.

Selon le Conference Board du Canada - Apprentissage et développement Perspectives rapport de 2005, «Seul un quart des organisations (28%) croient que la prise de risque est activement encouragé et soutenu la même manière, seuls 30% estiment que les échecs sont discutés de manière constructive.".

Cette réponse reflète l'absence d'une culture de l'innovation et l'apprentissage dans la majorité des organisations canadiennes. Sauf si les employés sont à l'aise adaptant une approche différente de leurs tâches, ils auront toujours faire exactement ce qu'ils ont toujours fait. Malheureusement, avec la progression rapide de la technologie et la concurrence, «ce qu'ils ont toujours fait" n'est pas assez bon. Le représentant des ventes qui continue de compter sur le courrier pour le contact avec les clients sera bientôt dépassé par le représentant utilisant à la fois par courriel et Internet pour les connexions.

Pour rester en tête dans n'importe quel marché, nous devons être sur le bord d'idées innovantes et des services nouveaux. Rappelez-vous qu'il n'y a pas si longtemps que d'avoir un téléphone cellulaire était un luxe, aujourd'hui il est un outil commercial indispensable. Pour améliorer la qualité d'un produit ou un service, nous devons être améliorant en permanence.

Pour répondre à la concurrence, nous devons être toujours plus conscients de moyens d'améliorer la marge de profit de l'organisation. En effectuant une amélioration de la marge bénéficiaire, une organisation peut passer le long d'une mesure d'économies à ses clients et encore améliorer leurs résultats propres. Ceci se passait sur l'épargne pourrait bien être la différence de soumission a été retenue pour les affaires ou perdre à un concurrent.

La question n'est pas si oui ou non nous voulons être une organisation de pointe, bien sûr, nous le faisons tous. Toutefois, la question est: comment une organisation y arriver? La réponse - la culture organisation. Si la culture de l'organisation est l'un des risques raisonnée prenant, puis des améliorations seront considérés comme une partie normale des affaires. Si la culture est celui où les employés sont encouragés à exprimer leurs idées pour l'amélioration des processus, continue le changement faible mais significative va devenir la norme.

Pour aider à déterminer si nous sommes une organisation qui encourage la prise de risque raisonnée, nous avons besoin seulement de poser quelques questions fondamentales:

o Quand était la dernière fois qu'un employé a présenté une amélioration à ce qu'ils font ou comment ils le font?
o Les employés conscients de la façon de documenter, mesurer et améliorer leurs processus de travail?

Basé sur la réponse à ces deux questions, nous aurions relevées que l'organisation ne s'améliore à un rythme régulier. A ce stade, nous avons clairement identifié le problème à traiter.

La solution à ce problème consistait à créer une culture d'amélioration continue, où le personnel et les dirigeants de coopérer pour faire de chaque jour / semaine / mois / année meilleure que la précédente. Les employés apprennent à rechercher des améliorations et encouragés à le faire rester plus longtemps et seront plus productifs. C'est parce que les gens ont un besoin inhérent de se sentir comme ils sont la valeur ajoutée et faire quelque chose d'important.

Cette culture d'amélioration continue fait des efforts soutient d'établir des objectifs précis. Elle englobe la nécessité de faire les choses différemment et donc avancer comme une entreprise prospère. Comme ces objectifs sont maintenant étirer les objectifs plutôt que d'une simple répétition de ce qui s'est passé dans le passé.

Etant donné les outils appropriés, les employés qui font les tâches essentielles à la réussite d'une organisation, peut et va donner des idées novatrices et rentables d'économie. Souvent en utilisant un acronyme pour décrire un concept est utile. Le concept est à venir avec une idée d'amélioration. L'acronyme de ce concept est I.D.E.A. Management (TM).

I. Identifier le problème
D. Décrire le problème
E. Examiner les options / opportunités
A. Loi sur les solutions potentielles et évaluer les résultats

Sauf si la question qui se pose est clairement identifié trouver une solution et aller de l'avant est au mieux difficile. Premièrement, il est important de savoir exactement ce qui se fait étape par étape. Ici, il est essentiel que nous identifier clairement tous les intrants dans le processus ainsi que les sorties. Il est également important de savoir exactement qui est impliqué dans toutes les étapes, que ce soit un individu ou d'un département. Cela permettra la création d'un diagramme de processus de base.

Décrivez émission

Maintenant, c'est une question de décrire le problème (s) en termes que tout le monde peut s'identifier. Essayez d'utiliser quelque chose de fondamental comme demander: "ce qui se passe qui ne devrait pas être le cas ou ce n'est pas le cas qui devrait se passer?"

Un outil efficace pour documenter les problèmes et arriver à la cause d'un problème est appelé POURQUOI 5. Nous commençons par en indiquant exactement ce qui est ou n'est pas le cas et de poser la question "Pourquoi?" Avec cette réponse, nous demander ensuite de nouveau la question «Pourquoi est-ce?" Chaque réponse entraîne plus profondément vers le bas vers la cause racine du problème.

Par exemple Problème: les commerciaux ne sont pas le dépôt des rapports de kilométrage régulièrement

Pourquoi est-ce? - Les rapports sont maintenant PC plutôt que sur papier
Pourquoi est-ce? - Nouveau format permet la consolidation des données
Pourquoi est-ce? - Les pistes de comptabilité des ventes par mile parcouru
Pourquoi est-ce? - Permet une comparaison des dépenses / recettes
Pourquoi est-ce? - Nécessité de réduire les coûts pour les clients à faible revenus

Comme on peut le voir, à partir de cet exemple, la solution peut ne réside pas dans poussant des rapports sur le kilométrage, mais plutôt sur des valeurs reliant la vente aux dépens par client, ce qui pourrait être fait avec les rapports de dépenses régulières et suivi des factures. Ce changement permettrait de libérer les commerciaux d'une tâche qui leur permet de temps à passer avec les clients

Généralement cinq niveaux sont suffisants, toutefois, le processus n'est pas limité par ce nombre, et si elle prend 6 ou 7 ou 8 sondes, ainsi soit-il. Lorsque nous ne sommes pas en mesure de rapidement et facilement répondre à un autre «Pourquoi est-ce?" question, dans la plupart des cas, nous sommes à la cause racine. Le but de l'activité est d'arriver à la cause profonde de ne pas tout simplement remplir un document.

Examiner les options / Opportunités

Après avoir identifié la cause de notre problème, nous devons trouver une solution. Ici, il est essentiel que de considérer comme de nombreuses alternatives possibles que possible. Tout simplement, plus les options disponibles à considérer, la meilleure chance que nous avons de venir avec la meilleure solution.

Un certain nombre de solutions peuvent être obtenus en utilisant la méthode traditionnelle de remue-méninges. Le processus de réflexion, pour l'essentiel, il faut demander des idées pour être crié par les participants. Pendant ce processus, un ou deux peut-être des gens capturer les commentaires textuels sur un tableau blanc ou tableau à feuilles mobiles. L'une des règles cardinales de ce processus est de saisir ce qui est dit, sans discussion ni critique. Évaluer les idées vient plus tard.

Un autre outil efficace pour générer des alternatives est d'adapter les idées en un motif lumineux de circulation. Ce processus est communément appelé Gardez arrêter l'analyse Démarrer. Ces choses que nous voulons continuer à faire sont de couleur orange ou jaune, ceux que nous voulons arrêter de faire sont rouges, et ceux que nous voulons commencer à faire sont verts.

Ayant généré une liste exhaustive des options ou des possibilités de changement, nous devons évaluer chacun d'eux. Encore une fois, nous utilisons la base de cinq de mettre en place un processus éprouvé de temps d'évaluation. Le modèle ici est le QUOI 5. Pour chaque option en cours d'évaluation, commencer par se demander «Que faire si cela arrive?" et ensuite demander à nouveau qu'elle quatre fois. En général, cela va arriver au point des résultats réels qui seront obtenus à partir de mise en œuvre de cette option ou une idée.

En utilisant notre exemple précédent des rapports de kilométrage, supposons une suggestion est d'éliminer les rapports. Donc, nous demandons:

«Que faire si cela arrive?
Réponse - nous n'aurons pas d'enregistrement du kilométrage parcouru par les commerciaux

«Que faire si cela arrive?
Réponse - nous ne serons pas en mesure de calculer le temps passé sur les voyages entre les clients

«Que faire si cela arrive?
Réponse - Nous ne serons en mesure d'évaluer les commerciaux sur le total de leurs ventes par jour / semaine / mois (quelle que soit la période que nous choisissons)

«Que faire si cela arrive?
Réponse - Nous avons un système de base pour la comparaison fait de la production par chaque représentant des ventes les uns contre les autres représentants

«Que faire si cela arrive?
Réponse - Les ventes des représentants seront plus motivés pour améliorer les ventes

À ce stade, nous pouvons avoir trouvé le résultat souhaité et n'ont donc pas besoin de poser la question plus loin. Cependant, nous pouvons aussi veulent élever une amélioration des ventes comme un problème et de déterminer comment les traiter le volume, ajuster la rémunération, etc Il est clair que ce processus aura fourni un tremplin pour de nouvelles améliorations dans un certain nombre de domaines.

Loi / Évaluer les résultats
A ce stade, clairement identifiés sont le problème et une solution, selon nous, d'améliorer la situation. Il est maintenant temps d'agir en mettant en pratique les mesures recommandées (s). Ici, il est essentiel de s'assurer de mesurer soigneusement les résultats de ces changements. Si elles ne sont pas ce que sont recherchés, nous pourrions avoir à revenir en arrière et regarder une autre solution. Souvent c'est une question d'essais et d'erreur qui arrive avec la meilleure solution à un problème. Rappelez-vous l'ampoule, le téléphone, même l'ordinateur ne sont pas le résultat de l'effort d'abord par un effort d'imagination. Il a fallu itération bien avant ces inventions bien connu / idées sont venues à maturité.

Mesure des résultats de tout changement est essentielle. Avant de commencer à mettre en œuvre, nous devons veiller à ce qu'il existe des critères d'évaluation clairement assignées. Nous avons besoin de s'en tenir à ces critères tout au long du procès. Nous avons besoin aussi de mettre en place une série de revues de processus, qu'ils soient formels ou informels pour aider à garder le cap pendant la mise en œuvre de tout changement.

Parce que nous sommes tous humains, nous avons tendance à aimer de «bricoler» avec les changements que nous avançons et ne pas atteindre les résultats escomptés. Toutefois, ce bricolage peut modifier considérablement le processus. Souvent à la suite du bricolage, ce que nous mesurons à la fin est sensiblement différent de ce que nous avons décidé de faire en premier lieu.

En regardant Actions impératif dans cette perspective fera en sorte que les résultats sont mesurés objectivement. Il ya toujours la possibilité de faire des ajustements à mi-parcours afin de l'objectif à long terme est toujours en vue et en cours d'élaboration vers. La clé est de documenter les changements dans les plans / objectifs que des ajustements sont faits.

Par exemple, si on prend deux semestres à un crédit contre un, alors il est nécessaire d'ajuster combien de temps il prendra pour un programme complet pour être complété. Cela ne modifie pas l'objectif final de la réception de l'agrément; un diplôme ou un diplôme. L'objectif final est encore en vue. Il vient peut prendre plus longtemps que prévu.

Source de l'article: http://EzineArticles.com/1848044